W modelu hybrydowym rola biura wyraźnie się zmieniła. Pracownik nie pojawia się już w nim z automatu każdego dnia. Częściej zadaje sobie pytanie, czy przyjazd rzeczywiście ma sens i czy na miejscu znajdzie warunki, których nie ma podczas pracy z domu.

Wybór nowej siedziby, relokacja albo renegocjacja umowy najmu mają więc znaczenie również z perspektywy employee experience i employer brandingu. Przestrzeń może wzmacniać to, co firma mówi o sobie jako pracodawca, albo szybko obnażać rozdźwięk między deklaracjami a codziennością.

Biuro jako część Employer Value Proposition

Employer branding często kojarzy się z komunikacją rekrutacyjną, benefitami, kampaniami i mediami społecznościowymi. O rzeczywistym obrazie pracodawcy w dużej mierze decyduje jednak codzienność. Biuro jest jednym z miejsc, w których deklaracje firmy są regularnie konfrontowane z doświadczeniem pracowników. Organizacja może mówić o elastyczności, ale nie zapewniać przestrzeni odpowiednich do różnych zadań. Może podkreślać znaczenie współpracy, mimo że znalezienie wolnej sali graniczy z cudem. Może zachęcać do obecności w siedzibie, choć większość dnia na miejscu upływa na wideokonferencjach. Może też komunikować troskę o wellbeing, podczas gdy pracownicy zmagają się z hałasem, brakiem prywatności lub uciążliwym dojazdem.

Wizerunek pracodawcy buduje się właśnie w takich punktach styku. Jeśli doświadczenie pracownika potwierdza deklaracje firmy, biuro wzmacnia EVP. Jeśli im przeczy, nawet najlepsza komunikacja employer brandingowa szybko traci wiarygodność.

Jak wybrać biuro, które buduje pozytywny wizerunek organizacji?

Przy wyborze siedziby łatwo skupić się na reprezentacyjnej recepcji, designie czy prestiżowym adresie. Tymczasem dla pracownika znacznie większe znaczenie mogą mieć kwestie mniej spektakularne:

  • rzeczywisty czas dojazdu,
  • dostęp do transportu publicznego,
  • parkingu i infrastruktury rowerowej,
  • jakość części wspólnych,
  • akustyka,
  • infrastruktura IT czy
  • liczba pomieszczeń do spotkań.

Proces warto rozpocząć odpowiednio wcześnie. Z perspektywy rynku najmu dobrym momentem jest około 16-18 miesięcy przed końcem obecnego kontraktu. Pozwala to spokojnie przeanalizować, czy lepszym rozwiązaniem będzie pozostanie w obecnej siedzibie, czy przeprowadzka.

Przy zmianie biura warto od początku włączyć w proces nie tylko facility management, ale też HR i przedstawicieli poszczególnych zespołów. Dobrą praktyką jest wyznaczenie ambasadorów zmiany, którzy znają specyfikę pracy swoich działów i potrafią zebrać ich potrzeby oraz uwagi. To ważne, bo oczekiwania zespołu finansowego, technologicznego czy sprzedażowego mogą być zupełnie inne – zarówno jeśli chodzi o stanowiska pracy, jak i sale spotkań czy miejsca do pracy w skupieniu. Badania workplace’owe pomagają te różnice uporządkować i przełożyć je na konkretne rozwiązania przestrzenne. Warto też korzystać ze wsparcia doświadczonych doradców, którzy pomagają przeprowadzić organizację przez cały proces – od zdefiniowania potrzeb i analizy dostępnych opcji po wybór rozwiązania najlepiej dopasowanego do sposobu pracy firmy. Dzięki tym działaniom nowe biuro jest lepiej dopasowane do tego, jak organizacja rzeczywiście pracuje na co dzień

Jak aranżacja biura wpływa na employer branding?

Atrakcyjna przestrzeń biurowa nie oznacza wyłącznie efektownego fit-outu. Liczy się całe środowisko pracy: funkcje dostępne w budynku, jego otoczenie, jakość usług i możliwość dopasowania przestrzeni do różnych potrzeb.

Wśród najważniejszych kierunków w aranżacji i organizacji nowoczesnych biur można wskazać:

  • mixed-use – kompleksy łączące funkcje biurowe z gastronomią, usługami, handlem, rekreacją i przestrzenią publiczną. Pracownik zyskuje dostęp do infrastruktury, która ułatwia organizację dnia, a biuro stanowi część większego miejskiego ekosystemu;
  • coworking i powierzchnie flex – elastyczne biura, przestrzenie projektowe i biura serwisowane pozwalają szybciej reagować na zmianę liczby pracowników, potrzeby zespołów czy tymczasowe projekty;
  • przestrzenie socjalizujące – kuchnie, kawiarnie, lounge, strefy projektowe i miejsca do nieformalnych spotkań wspierają relacje, wymianę wiedzy i spontaniczne interakcje;
  • hospitality w biurze – dobra gastronomia, lunch oferowany lub dofinansowywany przez pracodawcę, concierge, wydarzenia dla najemców czy dodatkowe usługi w budynku podnoszą jakość codziennego doświadczenia;
  • różnorodność typów przestrzeni – obok klasycznych stanowisk pojawiają się miejsca do pracy w skupieniu, rozmów online, spotkań zespołowych, pracy projektowej i odpoczynku.

Warto pamiętać, że strefa lounge, darmowy lunch czy designerska kawiarnia nie naprawią źle zaprojektowanej przestrzeni. Ich wartość pojawia się wtedy, gdy są spójne ze sposobem pracy organizacji i rozwiązują konkretne potrzeby pracowników.

Po co pracownik ma przyjechać do biura?

W modelu hybrydowym, często opartym na układzie 3+2, obecność w siedzibie przestała być oczywistością. Pracownik podejmuje decyzję o przyjeździe bardziej świadomie i oczekuje, że czas spędzony w siedzibie przyniesie mu wymierną wartość. Z tego podejścia wyrasta koncepcja destination office – biura, które daje konkretny powód, by pojawić się w nim osobiście. Nie chodzi jednak o to, by konkurować z domem liczbą atrakcji czy tworzyć przestrzeń przypominającą hotel. Wartość przestrzeni powinna wynikać przede wszystkim z tego, że oferuje warunki i doświadczenia trudne do odtworzenia zdalnie.

Dobrze zaprojektowane destination office może wspierać m.in.:

  • współpracę i pracę projektową,
  • spotkania z zespołem i klientami,
  • wymianę wiedzy i spontaniczne interakcje,
  • pracę wymagającą koncentracji,
  • budowanie relacji i poczucia przynależności.

Po czym poznać, że biuro szkodzi employer brandingowi?

Problemy z przestrzenią często są widoczne w zachowaniach pracowników wcześniej niż w formalnych badaniach. Sygnałem ostrzegawczym może być sytuacja, w której pracownicy unikają biura, jeśli nie mają zaplanowanych spotkań, sale są stale przepełnione mimo wolnych biurek, budki telefoniczne są zajmowane przez wiele godzin, a osoby przyjeżdżające do siedziby większość dnia spędzają na wideokonferencjach.

Warto również analizować powtarzające się skargi na hałas, temperaturę, technologię, brak prywatności czy trudny dojazd. Takie frustracje mogą także przenosić się na sposób, w jaki pracownicy mówią o firmie znajomym, kandydatom czy osobom pytającym ich o opinię o pracodawcy.

Jak sprawdzić, czy biuro wspiera markę pracodawcy?

Po otwarciu nowej siedziby warto kompleksowo zbierać dane. Znaczenie mają wykorzystanie stanowisk i sal, obłożenie w poszczególnych dniach tygodnia, liczba problemów z rezerwacją oraz ocena dojazdu, technologii, akustyki, możliwości koncentracji i współpracy.

W szerszej perspektywie można obserwować także satysfakcję z miejsca pracy, gotowość do rekomendowania firmy, komentarze kandydatów po wizytach w biurze czy to, czy lokalizacja pojawia się jako argument za lub przeciw przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu.